10. april 2007

Dagsorden

Bestyrelsesmøde tirsdag den 17. april 2007 kl. 16.00-18.00

1. Godkendelse og underskrivelse af referat fra forrige bestyrelsesmøde

2. Godkendelse af dagsorden

3. Konstituering

4. Forretningsorden

5. Opfølgning af beslutninger fra forrige møde

6. Siden sidst

7. Elevsøgning og klassedannelse

8. Økonomi, herunder åbningsbalance, kvartalsopfølgning og resumé af regnskabsinstruks

9. Mødedatoer

10. Arbejdsplan for resten af året

11. Eventuelt

Der vil efterfølgende være mulighed for at deltage i en middag. Af hensyn til kokken bedes man meddele, om man deltager i middagen, senest fredag den 13. april.

Ad. 1. Se bilag 1

Ad 3. Der skal vælges en formand og en næstformand blandt de ”udefra” kommende medlemmer, jf. vedtægterne.

Ad. 4. Se bilag 2

Ad. 7. Vi har pt. 122 nye 1g elever, som foreslås fordelt på 4 grundforløbsklasser, der efter 1. semester fordeles på 5 studieretningsklasser, hvoraf nogle (formentlig 2) er delte.

Ad. 8. Præsentation og bilag på mødet.

Ad. 9. Der foreslås følgende datoer:

· 13. eller 14. juni.

· 4. eller 5. september

· 7. eller 8. november

· 18. eller 19. december

Ad. 10. Et åbent punkt hvor forslag fra medlemmerne samles op.

BILAG 1

Referat af bestyrelsesmøde

19. marts 2007

Til stede var: Henning Christensen, Lene Kjelgaard Jensen, Walther Mikkelsen, Frede Blaabjerg, Margrethe Christensen, Claus Pindstrup, Christian Ole Pallesen, Karoline Barslev, Mejse Jeppesen og Kurt Sonne Thomsen.

Elisabeth Pilgaard deltog som referent.

1. Velkomst og præsentation.

2. Baggrund for bestyrelsens sammensætning.

Sidste mødes referat blev underskrevet.

Henning Christensen bød velkommen. Den nye bestyrelse er nu på plads efter overgangen til selveje. Medlemmerne fra den midlertidige bestyrelse deltog i mødet.

Herefter gennemgik Henning Christensen baggrunden for bestyrelsens sammensætning samt præsenterede medlemmerne. Samtidig blev der sagt farvel til Lene Kjelgaard Jensen samt tak for hendes deltagelse i den midlertidige bestyrelse.

3. Bestyrelsens opgaver.

Henning Christensen gennemgik i hovedtræk bestyrelsens opgaver, som også fremgår af vedtægterne, der var udsendt med dagsordenen.

Forretningsordenen skal gøres mere håndterbar. Henning Christensen oplyste, at bestyrelsen tager sig af det overordnede, men lader skolens ledelse køre dagligdagen.

4. Stillingtagen til selvsupplering.

Henning Christensen og Kurt Sonne Thomsen foreslog direktør Frans Høyer, Dansk Skaldyr Center, der har den ønskede erhvervskompetence.

Det besluttedes at Frans Høyer indtræder i bestyrelsen.

5. Valg af revisor.

PriceWaterHouseCoopers er foreløbig valgt af den midlertidige bestyrelse. Henning Christensen oplyste om begrundelsen herfor samt om de aftaler, der er lavet med firmaet vedr. honorering.

Kurt Sonne Thomsen meddelte, at valget af PriceWaterHouseCoopers er indberettet til ministeriet pr. 1. marts 2007.

Bestyrelsen tiltrådte valget af PriceWaterHouseCoopers.

6. Vederlag.

Henning Christensen oplyste, at der er mulighed for gradueret vederlag til formanden og næstformanden for bestyrelsen – alt efter institutionens størrelse.

Bestyrelsen kan bestemme, hvorvidt der kan betales vederlag til øvrige medlemmer, med undtagelse af elevrepræsentanterne.

Kurt Sonne Thomsen undersøger, om der må gives kørselsgodtgørelse.

Resultatet heraf er, at der kan ydes kørselsgodtgørelse til de medlemmer, der er berettiget til vederlag.

Det blev bestemt, at der gives 20.000 kr. til formanden, 10.000 kr. til næstformanden og 3.000 kr. til de medlemmer, der ifølge reglerne må modtage vederlag. Medarbejderne får svarende hertil hver 15 timer.

7. Mødeplan

Henning Christensen meddelte, at bestyrelsen i øjeblikket står uden formand og næstformand. På næste møde vil bestyrelsen være fuldtallig, idet Frans Høyer indtræder. Derfor vil konstituering finde sted på næste møde, som blev aftalt til tirsdag, den 17. april kl. 16 – 18 med efterfølgende spisning.

8. Oplysning om Gymnasiernes bestyrelsesforening.

Henning Christensen oplyste om bestyrelsesforeningen samt sammensætningen.

Foreningen har endnu ikke et sekretariat. Der har været afholdt enkelte møder med undervisningsministeriet. Om ca. 1 år regner man med, at foreningen fungerer fuldt ud.

9. Præsentation af gymnasiet evt. med rundvisning.

Kurt Sonne Thomsen præsenterede - ved oversigt - de fysiske rammer.

Orienterede om Fronter, hvor medlemmerne får adgang til Fronters bestyrelsesrum.

Yderligere oplystes, at skolens likviditet er bundet på en aftalekonto i Morsø Bank til

4½ %.

Kurt Sonne Thomsen præsenterede de nye medlemmer for oplysninger om bl.a. personale, samarbejdspartnere i bygningsfællesskabet, undervisningslokaler, elevstatistik, hjemmesiden, organisationsplan m.m.

10. Eventuelt

Henning Christensen havde tilføjelse til punkt 8: Der etableres et bestyrelsesseminar.

Bestyrelsen vil blive nærmere orienteret herom.

Sluttelig takkede Henning Christensen igen Lene Kjelgaard Jensen for hendes input til bestyrelsen.

Lene Kjelgaard Jensen ønskede held og lykke med at drive skolen fremover.

Mødet sluttede med en rundvisning på skolen.

Henning Christensen Walther Mikkelsen

Frede Blaabjerg Margrethe Christensen

Claus Pindstrup Christian Ole Pallesen

Karoline Barslev Mejse Jeppesen

Kurt Sonne Thomsen

Referent: Elisabeth Pilgaard

BILAG 2

Udkast til forretningsorden for bestyrelsen

Fastsat i medfør af § 18 i lov nr. 575 af 9. juni 2006 om institutioner for almengymnasiale uddannelser mv. og § 14 i vedtægterne for Morsø Gymnasium

Bestyrelsens opgaver

§ 1. Bestyrelsen har bl.a. følgende opgaver:

• Overordnet ledelse af den selvejende institution herunder
• fastlæggelse af institutionens løn- og personalepolitik,
• ansættelse og afskedigelse af rektor,
• udpegning af intern revisor.
• stillingtagen til institutionens organisation, såsom kvalitetssikring, regnskabsfunktion, intern kontrol, it-organisation og budgettering,
• er ansvarlig overfor Undervisningsministeriet for institutionens drift, herunder for forvaltningen af det statslige tilskud, og bestyrelsen skal sikre, at:
• Undervisningsministeriet får den information, der er fastsat i gældende lovgivning,
• der følges op på afrapporteringer om institutionens målsætning og strategi for uddannelserne og tilknyttede aktiviteter på kort og på lang sigt.
• der følges op på planer, interne og eksterne evalueringer, samt tages stilling til rapporter om institutionens uddannelsesresultater mv.
• Bestyrelsen skal forvalte institutionens midler, så de bliver til størst mulig gavn for institutionens formål, ved bl.a. at:
• sikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision og tage stilling til indholdet af revisionsprotokollen forud for dennes underskrivelse, og
• bestyrelsen har pligt til at gennemgå institutionens perioderegnskaber og lignende i løbet af hvert regnskabsår herunder at godkende og vurdere budgettet og afvigelser herfra.

Bestyrelse, formand og næstformand

§ 2. Bestyrelsen består af i alt 7 medlemmer med stemmeret. Desuden har bestyrelsen to medlemmer uden stemmeret, jf. vedtægtens § 4 – 6 om bestyrelsens sammensætning.

Stk. 2. Bestyrelsen skal jævnligt drøfte bestyrelsens kompetenceprofil med henblik på at sikre, at bestyrelsesmedlemmerne tilsammen har de kompetencer, der er nævnt i § 5 stk. 2 i vedtægten.

Stk. 3. Bestyrelsen vælger en formand og en næstformand blandt de udefra kommende medlemmer, jf. vedtægtens § 12. I tilfælde af formandens forfald overtager næstformanden de funktioner, der er tillagt formanden.

Stk. 4. Rektor deltager i bestyrelsen møder uden stemmeret.

Stk. 5. Bestyrelsen kan i øvrigt tillade ikke-medlemmer at deltage i bestyrelsens møder i et nærmere angivet omfang.

Informationsgrundlag

§ 3. Det enkelte bestyrelsesmedlem har pligt til at sikre sig, at vedkommende besidder den information, der er nødvendig for at varetage bestyrelseshvervet.

Stk. 2. Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange, at blive gjort bekendt med oplysninger vedrørende institutionens forhold, herunder ethvert dokument, som bestyrelsesmedlemmet skønner nødvendigt for at varetage bestyrelseshvervet. Anmodning herom rettes til bestyrelsens formand.

Stk. 3. Bestyrelsen kan i det enkelte tilfælde ved simpelt flertal beslutte, at bestemte dokumenter eller oplysninger ikke skal gives til et bestyrelsesmedlem, såfremt et sådan videregivelse er i strid med institutionens interesse eller væsentlige hensyn til tredjemand.

Møder

§ 4. Bestyrelsen fastsætter en mødeplan for ½ år ad gangen. Rektor udsender inden hvert møde en dagsorden til medlemmerne, ledsaget af skriftligt materiale, som skal behandles på bestyrelsesmødet. Forslag til dagsorden drøftes med formanden inden udsendelse til bestyrelsesmedlemmerne.

Stk. 2. Bestyrelsens møder ledes af formanden.

Stk. 3. Der skal holdes mindst 4 møder årligt. Møde skal endvidere afholdes, når mindst 2 bestyrelsesmedlemmer fremsætter krav herom.

Stk. 4. Formanden skal sørge for, at medlemmerne får forelagt de nødvendige oplysninger til bedømmelse af sagerne.

Stk. 5. Såfremt afholdelse af bestyrelsesmøde ikke kan udskydes uden væsentlig ulempe for institutionen, kan bestyrelsen undtagelsesvis træffe beslutning ved afholdelse af telefonmøde eller på skriftligt grundlag.

Stk. 6. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er til stede. Afgørelser træffes ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens – og i dennes fravær næstformandens – stemme afgørende.

Stk. 7. Til beslutning om ændring af vedtægten, om køb, salg eller pantsætning af fast ejendom og om sammenlægning eller spaltning kræver, at mindst 2/3 af samtlige stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer stemmer herfor.

Stk. 8. Et bestyrelsesmedlem kan ikke give møde ved fuldmagt.

§ 5. Bestyrelsesmøder har følgende fast punkter på dagsordenen:

• Godkendelse og underskrivelse af referat af forrige bestyrelsesmøde
• Godkendelse af mødets dagsorden
• Opfølgning på beslutninger fra sidste bestyrelsesmøde
• Eventuel beslutning om, hvilken information, der skal videregives til institutionens medarbejdere og andre, samt hvorledes dette skal ske.
• Andre punkter som rektor eller bestyrelsen ønsker behandlet
• Eventuelt

Mindst én gang om året skal Morsø Gymnasiums målsætning og strategi for uddannelserne diskuteres.

Økonomi
§6. Rektor forelægger udkast til budget og årsregnskab for bestyrelsen til behandling og efterfølgende godkendelse. Regnskabsgrundlaget skal foreligge i en form der muliggør revision, og bestyrelsen er forpligtet til at tage stilling til revisionsprotokollen forud for underskrivelsen. Budgettet skal belyse skolens drift, økonomi og forventede investeringer.

Stk. 2. Rektor udarbejder ledelsesrapport og budgetopfølgning til bestyrelsen hvert kvartal. Rapporten skal redegøre for væsentlige afvigelser i forhold til det godkendte budget og eventuel strategiplan samt indeholde forslag til korrigerende handlinger. Endvidere skal rapporteringen angive forventningerne til den resterende del af regnskabsåret. Driftsregnskabet opstilles efter samme principper som årsregnskabet og skal indeholde sammenligningstal for den tilsvarende periode i det forudgående år og for det godkendte budget.

Beslutningsreferat

§ 7. Bestyrelsens beslutninger optages i et referat, der underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer og af rektor. Tilsvarende gælder for beslutninger, der træffes ved afholdelse af telefonmøde eller på skriftligt grundlag. Referatet skal angive bestyrelsens beslutninger og grundlaget herfor, herunder væsentlige oplysninger, som ikke fremgår af det skriftlige materiale, hvortil der henvises i referatet.

Stk. 2 Er et bestyrelsesmedlem eller rektor ikke enig i bestyrelsens beslutning, har vedkommende ret til at få sin mening ført til referat.

Offentlighed

§ 8. Bestyrelsens mødemateriale, herunder dagsordener og referater, skal gøres offentligt tilgængelige. Sager, dokumenter eller oplysninger, der er omfattet af forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt, må dog ikke offentliggøres. Alle personsager og sager, hvori indgår oplysninger om kontraktforhandlinger med private eller tilsvarende forhandlinger med offentlige samarbejdspartnere kan undtages for offentliggørelsen, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt.

Stk. 2. I sager af fortrolig karakter har medlemmer tavshedspligt i henhold til

forvaltningslovens regler.

Stk. 3. Et referat udsendes som hovedregel senest 8 dage efter afholdelsen af mødet til hele bestyrelsen. Offentliggørelse af referatet kan først ske, når det er godkendt. Et referat betragtes i denne sammenhæng som godkendt, når samtlige medlemmer over for skolen skriftligt (f.eks. via e-mail) har tilkendegivet, at de kan godkende referatet.

Mødepligt, habilitet

§ 9. Medlemmerne har pligt til at deltage i bestyrelsens møder.

Stk. 2. Medlemmer, der er forhindret i at deltage i et møde, skal underrette formanden herom inden mødets afholdelse.

§ 10. Et medlem skal underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der kan give afledning til tvivl om medlemmers habilitet. Underretningen skal så vidt muligt gives inden mødets afholdelse. Bestyrelsen afgør, om medlemmet kan deltage i behandlingen af den pågældende sag.

Arbejdsdeling mellem bestyrelsen og institutionens rektor og bestyrelsens tilsyn med rektor

§ 11. Rektor har den daglige ledelse af institutionen og er ansvarlig for virksomheden overfor bestyrelsen.

Stk. 2. Rektor skal, jf. § 24 stk. 2 i lov nr. 575 af 9. juni 2006 om institutioner for almengymnasiale uddannelser mv. påse:

• at uddannelserne gennemføres i overensstemmelse med gældende regler,
• at de undervisningsmæssige forhold er forsvarlige,
• at det af bestyrelsen godkendte budget overholdes, og
• at institutionens virksomhed i øvrigt er i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger og retningslinjer.

Stk. 3. Rektor skal forelægge enhver disposition af væsentlig betydning for institutions økonomiske eller driftmæssige forhold for bestyrelsen, forinden beslutning træffes. Endvidere er rektor forpligtet til at holde bestyrelsesformanden orienteret om alle væsentlige forhold.

Stk. 4. Rektor varetager sekretariatsopgaver for bestyrelsen. Rektor udsender, inden hvert møde, en dagsorden til medlemmerne, ledsaget af skriftligt materiale, som skal behandles på bestyrelsesmødet. Forslag til dagsorden drøftes med formanden inden udsendelse til bestyrelsesmedlemmerne, jf. § 4, stk. 1. Rektor kan lade en sekretær eller inspektor være referent.

Stk. 5. Bestyrelsen uddelegerer ansættelseskompetencen til rektor, der efterfølgende orienterer bestyrelsen.

Stk. 6. Bestyrelsen afskediger personale efter indstilling fra rektor.

Stk. 7. Rektor indstiller til bestyrelsen forslag om suspension, iværksættelse af tjenstlig undersøgelse, udpegning af forhørsleder, ikendelse af disciplinærstraf og anlæggelse af injuriesøgsmål. Hvis en situation kræver øjeblikkelig handling, har rektor kompetence til at træffe en beslutning mod efterfølgende at orientere bestyrelsen

Vederlag

§ 12. Der ydes det maksimale vederlag til bestyrelsesmedlemmerne i henhold til bekendtgørelse nr. 420 af 23/05/2001 og bekendtgørelse nr. 1275 af 04/12/2006.

De ansatte ved institutionen honoreres hver med 15 timer pr. år.

Stk. 2. Til de vederlagsberettigede medlemmer ydes der godtgørelse af rejseudgifter og øvrige udgifter i forbindelse med udførelse af hvervet efter reglerne om godtgørelse af udgifter ved tjenesterejser i staten.

Ændring af forretningsordenen

§ 13. Beslutning om ændring af forretningsordenen træffes af bestyrelsen med simpelt flertal.

Vedtaget på bestyrelsesmøde den [xx dato]2007.

I bestyrelsen:

----------------- ------------------ ---------------- ------------------

---------------- ------------------- ------------------- ------------------

Tiltrådt af rektor

----------------------